Как построить бухгалтерскую службу в клинике и контролировать бухгалтерию
Бухгалтерская служба — сердце любой организации. Без нее невозможно нормальное функционирование и такого живого организма, как серьезная медицинская клиника.
Принято считать, что бухгалтерия знает все, поэтому с любыми проблемами сотрудники бегут именно туда. Давайте разберемся, из чего состоит бухгалтерско-финансовый сектор.
Чаще всего в компании все функции этого сектора исполняет один человек. Вам, конечно, повезло, если вы нашли такого «многорукого Шиву» с огромными знаниями в каждой области. Однако многолетний опыт взаимодействия нашего агентства с клиниками ясно показывает: каждый блок должен находиться в ведении разных специалистов. Каждый раздел требует глубоких, узких знаний.
Для успешного развития организации требуется распределить обязанности бухгалтерско-финансового сектора на следующие отделы:
- Бухгалтерский и налоговый блок.
- Кадровый учет.
- Специалист по оптимизации налогов.
- Управленческий учет.
Бухгалтерский и налоговый блок
Этот блок ежедневно работает с хозяйственными операциями в клинике. Все должно быть очень четко, слаженно. В идеале следует создать целую систему взаимодействия внутри клиники.
В нашем агентстве на этом участке мы стараемся по максимуму все автоматизировать. Чеки онлайн-кассы автоматически попадают в программу 1С по каждой номенклатуре, настроен электронный документооборот с поставщиками. Бумажные документы также вводятся в программу через специальное приложение 1С в автоматическом режиме. Это сводит риск совершения ошибки к нулю.
Кадровый учет
В медицине есть определенная специфика приема на работу. У медиков сокращенная рабочая неделя. Справочник должностей содержит конкретные требования к должности медицинского работника.
На аудите мы часто выявляем, что табель учета рабочего времени не соответствует действительности.
Будьте внимательны: если в вашем чеке онлайн-кассы стоит фамилия администратора, который находится за рецепцией в этот момент, в табеле также быть указан этот сотрудник.
У врачей тоже бывают несоответствия между реальным выходом на работу и табелем. При проверке это быстро выявляется, особенно если все сотрудники по табелю работают в обычную пятидневку, а чеки клиника выбивает и в субботу, и в воскресенье.
Специалист по налоговой оптимизации
Это человек с огромным багажом знаний именно в области сокращения налоговой нагрузки, налогового планирования и ухода от рисков. Флагманский продукт наших агентов.
В клиниках часто используются: переход на ОСНО с налогов на прибыль 0% НДС 0%, ученические договоры, компенсации и материальная помощь, использование имущества, оборудования, интеллектуальной собственности для снижения налоговой нагрузки. Также специалист по налоговой оптимизации ежедневно изучает судебную практику с целью недопущения риска налоговых доначислений и претензии со стороны налоговых органов. Он отвечает за безопасность вашей организации в налоговой области.
Управленческий учет
В крупных организациях этот блок выделен в отдельный финансовый сектор. Неважно, крупная у вас клиника или только начинает свою деятельность, — управленческий учет необходим в каждой организации. Чем раньше вы это поймете и внедрите в работу, тем крепче будете, что называется, держать руку на пульсе.
Ввод управленческого учета на ранних этапах позволит вам правильно выбрать МИС (медицинскую информационную систему). При ее выборе будут изначально учтены критерии, по которым будет осуществляться аналитика управленческого учета: в размере услуг, направлений в клинике, кабинетов, площадей, загрузки расписания и т.д. Без этого невозможно отследить финансовые показатели, посмотреть, насколько эффективны были ваши рекламные кампании.
Когда вы проанализируете первичные и повторные визиты, то сможете оценить работу ваших врачей. А выручка по направлению подскажет, не нужно ли сменить поставщика, если расходы выходят за рамки нормы этого направления.
Самый важный показатель управленческого учета — чистая прибыль, поэтому целесообразно привязать оплату управляющего клиникой именно к нему.
Как собственнику бизнеса проконтролировать работу своего бухгалтерского и финансового сектора? Решение одно: регулярный аудит.
Вы можете проводить его раз в квартал или заказывать экспресс-аудит за год, и вам обеспечат проверку ведения баз 1С. Услуга недорогая, и работа здесь занимает не более полутора часов.
Внутренний же аудит потребует от 2 до 7 дней — будет проверяться каждый показатель в клинике и каждый участок учета.
Также обязательно посетите мероприятия по оптимизации налогообложения или обратитесь к специалисту по налоговой оптимизации. На основе показателей налоговой нагрузки вы можете выбрать для себя наиболее приемлемые инструменты в этом блоке для дальнейшей работы.
Желаю вашему медицинскому бизнесу успехов и процветания!
Автор: Мария Фирсова, руководитель BUHGALTERIAproMED.
